Retningslinjer valgkomite
Vedtatt av styret i Bodung Pistolklubb 16.09.2014
Valgkomiteen er en uavhengig og selvstendig komite. Ved riktig arbeid er dette klubbens viktigste komite for å sikre at riktige personer velges til å styre klubben. Det anbefales å ha dialog med styret under prosessen. Det er viktig at valgkomiteens medlemmer setter seg inn i idrettslagets lover. Viktige prinsipper er at valgkomiteen må starte i god tid slik at ikke arbeidet preges av hast. Og alle kandidater skal være forespurt og sagt JA.
Komiteens innstilling skal foreligge med andre saksdokumenter 1 uke før. Ref lovnorm for idrettslag § 13.
Litt om hva loven sier om årsmøte og valg ihht. Lovnorm for idrettslag og NIFs lov:
- For å stille til valg må personen være fylt 15 år og ha vært medlem av idrettslaget i minst
èn måned og ha betalt medlemskontingent. Ref.§6 Lovnorm for idrettslag. - En arbeidstaker i idrettslaget er ikke valgbar til verv i laget. Ref § 7 Lovnorm for idrettslag. Gjelder ansatte som har dette som hovedgeskjeft. For eksempel trenere eller andre som mottar honorar og kun jobber timer kan velges inn i styret.
- Det skal velges personer fra begge kjønn. Sammensetningen av styret skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen. Men det må være representanter fra begge kjønn der det velges eller oppnevnes flere enn 3 personer. Ref. §2.4 i NIFs lov.
- For andre begrensninger se loven.
Forarbeid:
Start med arbeidet i god tid – min. 6 måneder før årsmøte
Vær orientert og oppdatert
- Sørg for å ha kunnskap om klubbens verdier, visjon og mål
- Sørg for å bli holdt orientert gjennom året. Be om å få tilsendt referater, nyhetsbrev og/ eller annen aktuell informasjon
- Ha dialog med klubben/styret for å finne ut hvordan styret har fungert i perioden
Lag en fremdriftsplan
- Lag en tidsplan med oppstart av arbeidet min.3-6 måneder før årsmøte
- Hva og hvordan skal arbeidet utføres. Lag en oversikt over hvilke funksjoner som skal velges på årsmøte. Dette finnes det en oversikt over i klubbens lover. Finn ut hvem som er på valg av disse
- Deleger oppgaver til alle i komiteen.
Kartlegging:
- Ta kontakt med alle som er på valg
- Lag et spørreskjema med spørsmål om personen ønsker gjenvalg eller ikke. Se forslag
- Send ut et spørreskjema til de som er på valg
- Dersom en velger å ikke sende ut skjema bør spørsmålene stilles i en samtale med personen. Men for best mulig kontinuitet anbefales det å få skriftlig svar slik at neste valgkomite har med seg historikken
- Forsøk å danne et bilde av hvilken kompetanse klubben har behov for i sitt arbeid.
Rekruttering:
- Avtal et personlig møte med aktuelle kandidater. Personlig kontakt er viktig, og øker statusen. Det viser seg at flere sier ja av de som det gjennomføres et møte med.
- Valgkomiteens medlemmer må vise engasjement og være motivert når de er i samtale med kandidater.
- Gi en så nøyaktig beskrivelse av styrearbeidet som mulig
- Legg vekt på at det gir glede og er sosialt
- Fortell av vedkommende er viktig for klubben g.a sin kompetanse, engasjement…….
Ikke si ”det er ikke noe å gjøre”
Presentasjon på årsmøte:
- Innstillingen skal vise en totaloversikt over styret, komiter og utvalg; både de som skal velges på årsmøte (regulert i klubbens lover), og de som skal fortsette. Se forslag
- Presenter hvem som har sittet i valgkomiteen og hvordan arbeidet har foregått.
- Valgkomiteen legger frem sin innstilling på klubbens årsmøte med begrunnelse for hvorfor disse kandidatene blir foreslått.
- Valg skjer etter retningslinjer gitt i loven.
- Ved benkeforslag må valgkomiteen være forberedt på å fortelle om de foreslåtte kandidatene
Ny valgkomite:
- Ny valgkomite skal foreslås av styret (ikke valgkomiteen selv)
- Finn alltid motiverte personer. Dersom personer som går ut av styret er lei og lite positive er ikke klubben tjent med at disse går inn i valgkomiteen.
FORSLAG: Valgkomiteens innstilling
Hovedstyret:
Leder Petra Pettersen ikke på valg 1 år igjen
Nestleder Ola Olafsen på valg 2 år
Kasserer Ola Olafsen på valg 2 år
Sekretær Ola Olafsen på valg 2 år
Styremedlemmer Ida Hansen ikke på valg 1 år igjen
Per Spellmann på valg 2 år
Varamedlemmer Kåre Knapp på valg 1 år
Kari Kvikk på valg 1 år
Revisor:
Det skal velges 2 revisorer (må være medlem av klubben) for klubber med omsetning under 5 mill. kr. For klubber med omsetning over 5 mill. kr. Skal det engasjeres statsautorisert revisor og velges kontrollkomite med 2 medlemmer og 2 varamedlemmer.
